Schnelles digitales Fördermittelmanagement für Wärmepumpen

Einführung

Um die Umstellung auf grüne Energie zu beschleunigen und die CO2-Emissionen zu reduzieren, hat die dänische Regierung ein Subventionsprogramm eingeführt, das den Bürgern helfen soll, Öl- und Gasheizsysteme durch grüne, strombetriebene Wärmepumpen zu ersetzen

Fallmetriken

Wichtige Statistiken

> 67%

der Anträge, die innerhalb weniger Minuten automatisch genehmigt wurden, nachdem sie für neue Anträge im F2-System geöffnet wurden*

<24

Stunden, in denen Bürger Benachrichtigungen über Auszeichnungen erhalten, im Vergleich zu den Wochen oder Monaten, die in manuellen Systemen üblich sind

12

Noch Wochen bis zur Inbetriebnahme eines vollständig konfigurierten Systems, einschließlich Integrationen

Die Herausforderung

Skalierung eines großvolumigen Subventionsprogramms

Die Initiative geht auf das dänische Energieabkommen von 2018 und nachfolgende Klimaabkommen zurück, die darauf abzielen, die Beheizung mit fossilen Brennstoffen vor 2030 auslaufen zu lassen. Angesichts der Tatsache, dass rund 400.000 Hausbesitzer auf Heizungen mit fossilen Brennstoffen angewiesen sind, bestand das Ziel darin, schnell auf nachhaltigere Optionen umzusteigen. Für Haushalte, die keinen Zugang zu Fernwärme hatten, wurden Zuschüsse für Wärmepumpen zu einem wichtigen Bestandteil der Lösung. Um die erforderliche Geschwindigkeit, Transparenz und Wirtschaftlichkeit zu erreichen, benötigte die dänische Energiebehörde ein robustes, digitales System, um die hohen Antragsmengen effizient zu verwalten.

Das Wärmepumpenprojekt war für die Klimaziele Dänemarks unverzichtbar, brachte jedoch mehrere betriebliche Herausforderungen mit sich:

• Anstieg der Anwendungen: Das Programm erwartete Tausende von Bewerbungen und erforderte ein System, das sie schnell verwalten und bearbeiten konnte.

• Legacy-Einschränkungen: Herkömmliche manuelle Bearbeitungsmethoden hätten zu Verzögerungen geführt und zu Engpässen geführt, die die Verteilung der Subventionen verlangsamen und die Bürger frustrieren könnten.

• Wahrung des Vertrauens der Öffentlichkeit: Langsame Reaktionen und unklare Bearbeitungsfristen könnten das Vertrauen in die Subventionsregelung schädigen und ihre Wirksamkeit untergraben.

• Haushaltsaufsicht: Da der Zuschuss nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ angeboten wurde, musste die Höhe der bewilligten Zuschüsse in Echtzeit nachverfolgen, um zu hohe Ausgaben zu vermeiden.

Die dänische Energiebehörde benötigte eine digitale Lösung, die in Spitzenzeiten nahtlos skaliert werden kann und eine schnelle und transparente Verarbeitung gewährleistet, ohne die Einhaltung von Vorschriften, Kontrolle oder Bürgererlebnis zu beeinträchtigen.

Die Lösung

Automatisierung von Subventionsgenehmigungen für Effizienz und Transparenz

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, implementierte die dänische Energiebehörde eine digitale Plattform, die die Commercial-Off-The-Shelf-Technologie (COTS) nutzt, die auf Regierungsprozesse zugeschnitten ist. Diese moderne Plattform hat das Subventionsmanagement durch intelligente Automatisierung und nahtlose Datenintegration verändert.

Zu den wichtigsten Elementen der Lösung gehörten:

1. Automatisierte Eignungsprüfungen: Nach Eingang eines Antrags validierte das System die Daten sofort mit offiziellen Registern, einschließlich des dänischen Gebäuderegisters (BBR) für bestehende Heizungsarten und der Central Heating Planning Database für die Verfügbarkeit von Fernwärme. Wenn eine Zentralheizung verfügbar oder geplant war, wurden Anträge automatisch abgelehnt.

2. Zuteilung: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst: Das System verfolgte kontinuierlich den Gesamtwert der genehmigten Anträge und schloss automatisch für neue Anträge, sobald die Budgetobergrenze erreicht war, sodass vollständige Transparenz bei der Mittelzuweisung gewährleistet war.

3. Reibungslose Prozessautomatisierung: Für berechtigte Antragsteller validierte die Plattform automatisch das Wohneigentum, überprüfte, ob doppelte Anträge vorlagen, und generierte Genehmigungen ohne manuelles Eingreifen. Erfolgreiche Antragsteller wurden innerhalb von 24 Stunden benachrichtigt, was einen neuen Maßstab für die Reaktionsfähigkeit öffentlicher Dienstleistungen darstellte.

4. Einhaltung der Aufsicht: Fälle, die eine manuelle Überprüfung erforderten, wurden nach dem Vier-Augen-Prinzip behandelt, wobei eine ordnungsgemäße Überprüfung und Freigabe durch die Geschäftsleitung gewährleistet war. Dieses Gleichgewicht zwischen Automatisierung und Überwachung gewährleistete sowohl Geschwindigkeit als auch Einhaltung der Vorschriften.

5. Umfassendes Fallflussmanagement: Von der ersten Beantragung bis zur Zahlungsanforderung nach der Installation der Wärmepumpe wickelte die Plattform den gesamten Lebenszyklus ab, einschließlich Abrechnung und Archivierung. Die Antragsteller hatten zwei Jahre Zeit, um die Installationen abzuschließen, und das System verfolgte und löste die Zahlungsströme automatisch aus, nachdem die Installationsunterlagen eingereicht wurden.

Diese Kombination aus Datenintegration, Automatisierung und Überwachung führte zu einem schnelleren, bürgerfreundlicheren Prozess und ermöglichte es der dänischen Energiebehörde gleichzeitig, große Mengen an Anträgen mit minimalem manuellem Aufwand zu verwalten.

Das Ergebnis

Schnelle Implementierung und drastische Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands

Die digitale Plattform wurde in nur 12 Wochen konfiguriert und bereitgestellt, einschließlich der vollständigen Integration mit Regierungsregistern und Subventionsabläufen.

Das Ergebnis war ein System, das in der Lage war, einen erheblichen Teil der Anträge — von der Einreichung bis zur Zahlung — automatisch zu bearbeiten, ohne dass eine manuelle Fallbearbeitung erforderlich war. Diese Automatisierung reduzierte den Verwaltungsaufwand im Vergleich zu früheren Subventionsprogrammen drastisch und sorgte für eine schnelle und transparente Bearbeitung der Antragsteller.

Mit Benachrichtigungen innerhalb von 24 Stunden und einem klaren Überblick über die Subventionsausgaben in Echtzeit beschleunigte die dänische Energiebehörde nicht nur die grüne Umstellung, sondern setzte auch einen neuen Standard für eine effiziente, bürgernahe Erbringung von Dienstleistungen im öffentlichen Sektor.

* Basierend auf einer neuen Version, die 2025 eingeführt wurde

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